Méthode
Scanner une facture papier pour la retrouver plus vite est simple ; s'en servir à la place de l'original face à l'administration fiscale obéit à des conditions précises. Cette méthode distingue les 2 usages et décrit les réglages qui comptent au moment de la numérisation.
À préparer
Une copie numérique faite pour consulter une facture plus vite ne dispense pas de garder le papier. Pour détruire l'original et ne conserver que le fichier, le BOFiP renvoie aux conditions de l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales : copie conforme, format défini, fichier sécurisé et horodaté, organisation documentée. Tant que ces conditions ne sont pas toutes remplies, gardez les originaux papier.
Attention. Selon le BOFiP, une facture numérisée qui ne remplit pas ces conditions doit être présentée sous sa forme papier à l'administration.
Un scanner à chargeur traite une pile de factures d'un coup : 50 feuilles pour le ScanSnap iX1600 et pour le chargeur du MFC-L2710DW, 20 feuilles pour l'ADS-1800W. L'Epson WorkForce ES-50 avance feuille à feuille, avec un volume conseillé par Epson de 300 pages par jour, ce qui convient aux tickets et factures reçus en déplacement.
Attention. Un scanner ne produit pas forcément, à lui seul, le cachet, l'empreinte ou la signature exigés pour l'archivage probant : vérifiez ce point avec l'éditeur du logiciel ou votre expert-comptable.
Le BOFiP exige une copie conforme à l'original en image et en contenu. Quand les couleurs ont un sens (code couleur, tampon, mention manuscrite), elles doivent être reproduites à l'identique : numérisez donc en couleur. Les traitements sur l'image sont interdits et une compression éventuelle doit se faire sans perte.
Attention. Désactivez les options automatiques de redressement, de suppression des pages blanches ou d'amélioration de l'image avant un archivage probant.
Le BOFiP prévoit une conservation de chaque fichier au format PDF ou PDF/A-3 (ISO 19005-3). Réglez le logiciel du scanner pour produire 1 fichier par facture, plutôt qu'un seul PDF regroupant toute la pile, afin de pouvoir retrouver et présenter chaque pièce séparément.
Chaque fichier doit être assorti d'un cachet serveur, d'une empreinte numérique, d'une signature électronique ou d'un dispositif équivalent, et être horodaté, au moins par une source interne. Le BOFiP précise le niveau de certificat attendu pour les cachets et signatures : reportez-vous au texte et faites valider la solution retenue par un professionnel.
Attention. Un simple PDF déposé dans un dossier partagé ne remplit pas ces conditions.
Adoptez une règle de nommage stable, par exemple la date au format AAAA-MM-JJ suivie du fournisseur et du numéro de facture. Rangez les fichiers par exercice comptable, ce qui correspond au point de départ des durées de conservation des pièces comptables.
Attention. Évitez de renommer un fichier après sa sécurisation : selon la solution utilisée, la modification peut rompre l'empreinte.
Le BOFiP demande une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, qui garantisse la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures numérisées. Rédigez une page qui décrit qui numérise, avec quel appareil et quels réglages, où sont stockés les fichiers, puis vérifiez à intervalles réguliers un échantillon de factures.
Attention. Confier la numérisation à un prestataire ne dégage pas l'entreprise de sa responsabilité, rappelle le BOFiP.
Le BOFiP fixe à 6 ans la conservation des factures numérisées au titre du contrôle fiscal. La fiche de Service Public Entreprendre indique de son côté 10 ans à compter de la clôture de l'exercice pour les pièces justificatives comptables, dont les factures. Calez la durée de conservation de vos fichiers sur la plus longue des 2.
Ouvrez au hasard une facture numérisée : elle doit être lisible, en couleur si l'original l'était, au format PDF, retrouvable par son nom et accompagnée de sa preuve d'intégrité. Si l'un de ces éléments manque, gardez l'original papier.
Tous ces produits sont actuellement en rupture de stock.
Rédigé par la rédaction de Siret Numéro.