Méthode
Un classement tenu dès la création évite de chercher une facture ou un contrat le jour où il est réclamé. Cette méthode propose une organisation simple par familles de documents et par année, appuyée sur les durées de conservation publiées par Service Public Entreprendre.
À préparer
Partez des grandes catégories que reprend Service Public Entreprendre : documents comptables, documents fiscaux, documents de la société, contrats et correspondances commerciales, documents bancaires, paie et personnel. Chaque famille devient un classeur ou une série de classeurs.
Attention. Ne mélangez pas les documents de l'entreprise et vos papiers personnels dans un même classeur, même en entreprise individuelle.
La fiche officielle indique par exemple 10 ans à compter de la clôture de l'exercice pour les livres comptables et les pièces justificatives comme les factures, 5 ans pour les contrats et correspondances commerciales et pour les documents bancaires. Notez la durée sur le dos ou en première page de chaque classeur.
Attention. Ces durées sont des repères généraux : pour un cas particulier, reportez-vous au texte cité par la fiche ou à votre expert-comptable.
Dans chaque famille, séparez les documents par exercice plutôt que par année civile si votre exercice ne coïncide pas avec elle. Le point de départ des durées de conservation comptables étant la clôture de l'exercice, ce découpage permet de savoir d'un coup d'œil quels dossiers peuvent être détruits.
Attention. Un classeur de 80 mm comme le Leitz 180° contient environ 600 feuilles de 80 g/m² selon le fabricant : prévoyez plusieurs classeurs par exercice pour les familles volumineuses.
Inscrivez sur chaque dos la famille, l'exercice et la date à partir de laquelle la destruction est envisageable. La Brother PT-D210 imprime sur ruban jusqu'à 12 mm de large et 2 lignes de texte ; la DYMO LabelWriter 550 imprime depuis un ordinateur en USB, ce qui convient pour produire une série d'étiquettes homogènes.
Attention. Vérifiez que la largeur de l'étiquette correspond au porte-étiquette du classeur avant d'en imprimer une série.
Service Public Entreprendre indique que l'employeur doit ouvrir ce registre dès l'embauche du 1er salarié, avec une partie spécifique pour les stagiaires. Aucune forme particulière n'est imposée ; une version numérique est admise après consultation du CSE. La fiche des durées de conservation retient 5 ans après le départ du salarié.
Attention. Les mentions à porter varient selon le type de contrat : suivez la liste de la fiche officielle plutôt que les seules colonnes pré-imprimées d'un registre.
Réservez une bannette ou un intercalaire « à classer » où arrive tout document reçu ou émis. Videz-la à date fixe, par exemple chaque semaine, en rangeant chaque pièce dans sa famille et son exercice.
Créez sur l'ordinateur la même arborescence que pour le papier : une famille par dossier, un sous-dossier par exercice. Un même plan sur les 2 supports évite de chercher un document à 2 endroits.
Attention. Une copie numérique ne remplace pas automatiquement l'original papier : les conditions sont décrites dans la méthode sur la numérisation des factures.
Après chaque clôture, repérez les dossiers dont la durée de conservation est dépassée et mettez-les de côté pour destruction. En cas de doute sur un document lié à un litige ou à un contrôle en cours, conservez-le et demandez conseil.
Attention. Pour les documents qui contiennent des données personnelles ou bancaires, préférez un destructeur de documents à la poubelle.
Choisissez un document au hasard, par exemple une facture fournisseur d'un exercice passé : il doit être retrouvé en moins de 2 minutes, dans le classeur étiqueté à son nom et à son exercice. Sinon, revoyez l'étiquetage ou la zone d'entrée.
Tous ces produits sont actuellement en rupture de stock.
Rédigé par la rédaction de Siret Numéro.