Méthode
Une entreprise doit garder ses documents pendant des durées minimales qui varient selon leur nature, puis peut s'en séparer. Cette méthode reprend les durées publiées par Service Public pour les documents courants et explique comment détruire de façon sûre ceux qui contiennent des données personnelles.
À préparer
Séparez d'abord les pièces comptables, les documents fiscaux, les documents du personnel, les contrats et la correspondance commerciale, puis les documents bancaires. Les durées de conservation dépendent de la nature du document, pas de son ancienneté seule.
Les livres et registres comptables et les pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison ou de réception) se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice, selon Service Public. Comptez donc depuis la date de clôture, pas depuis la date de la facture.
Service Public indique 6 ans pour les documents fiscaux (impôt sur le revenu ou sur les sociétés, TVA, CFE), à compter de la dernière opération inscrite dans les livres ou de la date d'établissement des documents. Les contrats commerciaux, la correspondance commerciale et les documents bancaires se conservent 5 ans.
Attention. Ces délais sont des minimums. En cas d'activité occulte, le délai fiscal passe à 10 ans : pour un dossier en contrôle ou en litige, ne détruisez rien sans l'avis d'un expert-comptable ou d'un avocat.
Le double du bulletin de paie et les documents relatifs aux contrats de travail, salaires et soldes de tout compte se conservent 5 ans selon Service Public ; le registre unique du personnel, 5 ans à partir du départ du salarié. Ces papiers contiennent des données personnelles : rangez-les dans un carton fermé, à l'écart du reste.
Service Public précise qu'une entreprise peut archiver ses documents plus longtemps que le minimum, sauf s'ils contiennent des données personnelles. La CNIL rappelle qu'une fois la durée de conservation atteinte, ces données doivent être supprimées en veillant à leur confidentialité, ou anonymisées.
La CNIL cite le déchiquetage des documents papier avant de les jeter, ou les poubelles de confidentialité, comme moyens de suppression confidentielle. Le Rexel Momentum X410 et le Fellowes Powershred 60Cs coupent en particules de niveau P-4 et acceptent les agrafes et les trombones. Passez au plus 10 feuilles à la fois, la capacité annoncée par les 2 fabricants.
Attention. Le Rexel X410 fonctionne 6 minutes en continu puis demande 60 minutes de refroidissement ; Fellowes limite aussi le 60Cs à 6 minutes d'utilisation. Pour plusieurs cartons, étalez la destruction sur plusieurs séances ou confiez-la à un prestataire de destruction.
Une feuille entière posée dans la poubelle de papier reste lisible par quiconque l'en sort. Bulletins de paie, relevés bancaires, dossiers clients et courriers nominatifs passent tous au destructeur, sans exception.
Notez sur une feuille de suivi la nature des documents détruits, la période concernée et la date de destruction. La CNIL recommande de formaliser une procédure d'archivage et de suppression, pour que rien ne soit supprimé ou archivé sans une règle clairement identifiée.
Classez les documents conservés par année de clôture dans des classeurs à levier, et inscrivez sur chaque dos la date à partir de laquelle la destruction devient possible. Le tri de l'année suivante se résume alors à lire les étiquettes.
Comparez le contenu de chaque carton conservé au tableau de Service Public : aucune pièce encore sous délai ne doit se trouver dans le carton « à détruire ». Le simulateur et le tableau complet de la fiche officielle couvrent les documents absents de cette méthode.
Tous ces produits sont actuellement en rupture de stock.
Rédigé par la rédaction de Siret Numéro.