Méthode
Une facture remplie à la main sur un carnet autocopiant reste possible dans certains cas, à condition de porter toutes les mentions prévues par le code de commerce et le code général des impôts. Cette méthode reprend ces mentions dans l'ordre où elles se remplissent, d'après les fiches de Service Public Entreprendre.
À préparer
La facturation électronique entre en vigueur progressivement pour les opérations entre entreprises assujetties à la TVA en France, selon un calendrier qui dépend de la taille de l'entreprise. Selon Service Public Entreprendre, une facture destinée à un particulier peut rester au format papier ou électronique. Consultez la fiche officielle pour savoir si vos ventes entre professionnels relèvent déjà de l'obligation.
Chaque facture porte une date d'émission et un numéro unique, dans une séquence chronologique continue. Le carnet Exacompta Manifold Factures comporte 50 feuillets numérotés : utilisez-les dans l'ordre, sans en sauter. Si la facture compte plusieurs pages, Service Public Entreprendre demande de les numéroter selon une séquence n/N.
Attention. Une facture erronée et non payée est corrigée par une nouvelle facture, portant un nouveau numéro, qui indique qu'elle annule et remplace la précédente ; après paiement, il faut émettre un avoir.
Pour un entrepreneur individuel : nom, prénom, mention « EI », adresse et numéro SIREN. Pour une société : dénomination, SIREN, adresse du siège, forme juridique et capital social. Ajoutez le numéro de TVA intracommunautaire, sauf pour une facture d'un total HT inférieur ou égal à 150 €. Un tampon comme le Trodat Printy 4913, qui accepte jusqu'à 6 lignes selon le fabricant, évite de recopier ces informations à chaque facture.
Attention. Contrôlez la clé de votre numéro SIREN avec le vérificateur avant de commander le tampon : une erreur gravée se répète sur toutes les factures. Ce contrôle ne dit pas si l'entreprise est inscrite au répertoire.
Notez le nom de l'entreprise cliente, ou le nom complet et l'adresse d'un particulier. Ajoutez le numéro du bon de commande si le client en a établi un. Indiquez la date de la vente ou de la prestation. Pour les factures concernées par la réforme, la fiche officielle ajoute le SIREN du client, l'adresse de livraison si elle diffère, la nature des opérations et, le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits.
Pour chaque ligne : désignation précise, quantité, prix unitaire HT et taux de TVA, ou mention d'exonération. Indiquez les réductions de prix acquises à la date de la vente et les majorations éventuelles, comme le transport ou l'emballage.
Attention. Une désignation vague, comme « prestations diverses », ne décrit pas l'opération : détaillez ce qui a été vendu ou réalisé.
Faites les calculs sur la calculatrice imprimante et agrafez le ticket au double conservé. La Casio HR-8RCE et la Canon P23-DTSC II proposent toutes 2 une fonction de calcul de taxe ; vérifiez le réglage des décimales et de l'arrondi avant de commencer. Reportez ensuite les totaux HT et TTC sur la facture.
Attention. Si vous relevez de la franchise en base de TVA, n'ajoutez aucune TVA et portez la mention prévue, dont la référence légale vient d'évoluer : recopiez la formulation exacte donnée par la fiche officielle.
Inscrivez la date de règlement, les conditions d'escompte ou la mention « Escompte pour paiement anticipé : néant », et le taux des pénalités de retard. Pour un client professionnel, ajoutez l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Selon les cas, la fiche officielle prévoit d'autres mentions : « Auto-liquidation » quand le client est redevable de la TVA, garantie légale de conformité pour certains biens vendus à un particulier, assurance professionnelle pour une activité artisanale. Relisez la liste des mentions particulières pour votre activité.
Attention. Une amende de 15 € s'applique par omission ou inexactitude, selon Service Public Entreprendre. Pour un cas particulier, demandez l'avis d'un expert-comptable.
Détachez l'original microperforé pour le client et gardez le dernier feuillet dans le carnet, qui reste un registre de vos factures. Les factures se conservent 10 ans selon la fiche de Service Public Entreprendre sur la facturation.
Relisez la facture avec la liste des mentions de la fiche officielle ouverte à côté : chaque ligne doit trouver sa place sur le document. Vérifiez aussi que son numéro suit directement celui de la facture précédente.
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Rédigé par la rédaction de Siret Numéro.