Livraison B2B : vérifier le SIRET sur la facture pour éviter la fraude TVA

Comprendre les enjeux de la TVA en B2B

La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est un élément incontournable de nos échanges économiques. Lorsqu’une entreprise vend un produit ou un service, elle collecte la TVA auprès de son client et la reverse ensuite à l’État. Cependant, le système de TVA repose sur un modèle de déduction et de reversement : si vous êtes une société assujettie, vous facturez la TVA à vos clients, mais vous pouvez également déduire la TVA que vos fournisseurs vous facturent. Le mécanisme s’équilibre tant que toutes les entreprises respectent leurs obligations, déclarent correctement leurs ventes et paient la TVA due.

Dans un contexte B2B, la situation peut devenir plus complexe, surtout quand il est question de livraisons intracommunautaires ou quand plusieurs entités interviennent dans la chaîne commerciale. Les règles varient selon la nature de la transaction, le pays d’expédition, le pays de réception, et le statut de chaque acteur. Des failles peuvent alors apparaître, offrant un terrain favorable aux fraudes à la TVA. On parle notamment de carrousels TVA, où certaines entreprises « fantômes » achètent des biens hors taxe, puis disparaissent dans la nature sans reverser la TVA.

Cette mécanique de fraude peut causer de sérieux préjudices sur le plan fiscal et économique, et c’est la raison pour laquelle l’administration impose des obligations de vigilance à chaque maillon de la chaîne. Ainsi, en tant que vendeur B2B, vérifier que votre client dispose bien d’un SIRET actif et valide, c’est prouver votre bonne foi et respecter la réglementation en vigueur. C’est aussi un moyen de détecter les clients suspects, voire mal intentionnés, qui pourraient chercher à profiter d’un numéro invalide pour frauder la TVA. Avec une simple étape de contrôle, vous réduisez vos risques et vous renforcez votre crédibilité.

Pourquoi vérifier le SIRET sur la facture ?

Le SIRET, pour rappel, est un identifiant unique qui se compose de 14 chiffres. Il permet de repérer à la fois l’SIREN (premiers 9 chiffres), commun à l’entreprise, et le NIC (les 5 derniers chiffres), qui identifie l’établissement. Quand vous établissez une facture B2B, la loi exige que vous fassiez apparaître plusieurs informations obligatoires, dont le numéro SIRET de votre client (en plus du vôtre). Nombre d’entrepreneurs remplissent cette obligation presque machinalement, mais peu pensent à aller plus loin : vérifier si ce numéro correspond bien à une entreprise en activité, et si l’entreprise en question est bel et bien assujettie à la TVA.

Imaginons que vous receviez une commande conséquente d’un client qui prétend être exonéré de TVA pour telle ou telle raison. Vous éditez votre facture, pensez faire un bon deal et envoyez votre marchandise. Puis, quelques mois plus tard, vous recevez un courrier des autorités fiscales qui vous informe que le numéro de TVA intracommunautaire du client n’était pas valide, ou que le SIRET avait été radié. Dans ce cas, vous n’avez plus votre mot à dire : vous pourriez être tenu responsable d’avoir facturé de manière incorrecte. Résultat : un contrôle fiscal, potentiellement un redressement, des pénalités, et beaucoup de stress.

C’est simple : en B2B, l’administration part du principe que chaque professionnel est censé connaître et appliquer la réglementation. Si vous omettez de vérifier un numéro qui se révèle faux, vous risquez d’être considéré comme co-responsable de la fraude. De plus, au-delà de l’aspect légal, vous avez tout intérêt à valider l’existence d’un client et sa solidité financière. Si une entreprise ne paie pas sa facture ou tente des opérations douteuses, vous courez après votre argent et vous gaspillez un temps précieux. Contrôler le SIRET devient alors une action préventive qui vous fait gagner en sérénité et en productivité.

Récemment, j’ai accompagné un commerçant qui vendait à des boutiques de prêt-à-porter. Il m’a raconté qu’une fois, un acheteur grossiste lui avait fourni un SIRET fictif. Par manque de vigilance, mon client ne s’en est rendu compte que bien plus tard, face à des retards de paiement et des échanges étranges par e-mail. Heureusement, la perte est restée limitée. Mais cet exemple illustre la nécessité absolue de protéger son business en intégrant la vérification préalable. Passons maintenant aux risques incontournables de la fraude TVA.

Les risques de la fraude TVA en livraison B2B

Quand on parle de fraude TVA, les images de gros scandales financiers peuvent venir à l’esprit. Pourtant, il ne faut pas imaginer que seuls les criminels en col blanc sont concernés. Dans la réalité, des fraudes plus modestes, mais tout aussi lourdes de conséquences, se produisent quotidiennement. Les entreprises mal intentionnées s’appuient sur la complexité de la législation et la négligence des fournisseurs pour organiser des opérations fictives ou gonflées. Ces manipulations ne concernent pas uniquement de grandes multinationales, loin de là, et peuvent toucher n’importe quel acteur B2B, y compris les TPE et PME.

Le carrousel TVA, par exemple, repose sur l’idée qu’une société importatrice ou intracommunautaire va acheter des marchandises hors TVA, puis les revendre à une autre entité tout en facturant la taxe. Ensuite, au lieu de la reverser à l’État, elle disparaît en laissant derrière elle un trou béant dans les caisses publiques. Cette technique peut aussi impliquer plusieurs pseudo-entreprises, offrant une apparence de légitimité pour tromper la vigilance de l’administration. Il arrive même que ces sociétés réutilisent des numéros de TVA ou de SIRET qui appartenaient à des entreprises disparues.

Outre le préjudice financier, la fraude TVA fausse la concurrence. Les entreprises qui trichent parviennent à proposer des prix étonnamment bas, ce qui met à mal les acteurs honnêtes. Si vous fournissez ou livrez des biens à une telle société, vous pouvez vous retrouver dans le collimateur du fisc, même si vous étiez de bonne foi. Les contrôleurs vont examiner votre facturation, votre comptabilité et vos justificatifs. Le fait d’avoir vérifié en amont le SIRET et, si nécessaire, le numéro de TVA intracommunautaire (pour les échanges au sein de l’UE) prouve que vous avez pris les mesures de précaution usuelles. C’est déjà un solide élément pour vous protéger.

Durant ma carrière de consultant, j’ai rencontré des chefs d’entreprise étonnés de recevoir des avis de redressement alors qu’ils n’étaient pas à la manœuvre de la fraude. Malheureusement, la négligence de certains détails administratifs les a mis dans une posture délicate. L’administration considère qu’il appartient à chaque professionnel de veiller à ce qu’il n’y ait pas d’irrégularités dans la chaîne de facturation. Heureusement, grâce à l’essor des outils numériques et des bases de données en ligne, vérifier le SIRET n’a jamais été aussi simple. Voici les méthodes que je recommande.

Comment vérifier efficacement un SIRET ?

Si vous me demandez la méthode la plus rapide pour confirmer la validité d’un SIRET, je vous répondrai : utiliser la base Sirene, qui est gérée par l’INSEE. Il est aussi possible d’aller un cran plus loin et de recourir à des API de vérification pour automatiser le tout. Je détaille ci-dessous plusieurs approches complémentaires.

Utiliser la base Sirene

La base Sirene est la référence officielle en matière de données d’entreprises françaises. Elle recense toutes les entités (entreprises individuelles, sociétés, associations) et mentionne leur SIREN, leurs établissements (avec leur SIRET respectif), leur adresse, leur secteur d’activité, etc. En vous rendant sur le site dédié, vous pouvez saisir un SIRET et vérifier si l’entreprise est enregistrée, ainsi que son statut (actif, fermé, en cessation, etc.).

Dans la pratique, cette vérification est gratuite et ouverte à tous. C’est un outil fiable qui permet d’identifier rapidement les faux numéros ou ceux qui ne renvoient à aucune structure. Si le client ou le prospect vous fournit un numéro SIRET, pensez à faire cette recherche au moment de la création du compte client ou juste avant de conclure la vente pour éviter tout risque.

Exploiter une API de vérification

Si vous effectuez régulièrement des ventes B2B et que vous gérez un volume important de transactions, aller manuellement sur un site peut devenir chronophage. Heureusement, il existe aujourd’hui des API de vérification SIRET qui se connectent directement à la base Sirene ou à d’autres sources officielles. Concrètement, dès qu’un nouveau client s’enregistre sur votre plateforme ou que vous générez une facture pour un acheteur, vous envoyez une requête à l’API avec le SIRET. Le service vous retourne automatiquement la validité du numéro, le nom de l’entreprise et parfois même son code NAF, son adresse, etc.

Cette approche présente plusieurs avantages : vous gagnez du temps, vous réduisez le risque d’erreur humaine et vous suivez en continu l’évolution du statut d’une entreprise. Imaginons que votre client ait un SIRET valide aujourd’hui mais soit radié dans quelques mois pour cessation d’activité ou liquidation judiciaire. Grâce à l’API, vous pouvez détecter ce changement avant de continuer à faire affaire avec une entité qui n’existe plus légalement. Cela vous épargne bien des déboires administratifs.

Intégrer la vérification dans votre CRM

Vous pouvez coupler une API de vérification avec votre CRM (Customer Relationship Management) ou votre logiciel de facturation. Ainsi, dès qu’un commercial crée un nouveau compte client dans votre CRM, le système interroge l’API et valide ou invalide le numéro SIRET saisi. Ce processus se fait automatiquement, sans que vous ayez besoin d’ouvrir d’autres pages web ou de faire un copier-coller.

Dans ma pratique, j’ai aidé plusieurs PME du secteur du e-commerce à mettre en place cette intégration. Les retours sont très positifs : non seulement l’équipe commerciale limite les erreurs de saisie (un chiffre manquant ou inversé), mais elle est certaine de la fiabilité des données. De plus, en centralisant ces informations, tout le monde au sein de l’entreprise a accès à l’historique, ce qui renforce le suivi de la relation client. Et cerise sur le gâteau, si vous collaborez avec votre service comptable, vous évitez aussi les litiges sur la facturation ou les lacunes de TVA. Tout est aligné, clair et documenté.

Étapes concrètes pour sécuriser vos factures B2B

Maintenant que nous avons exploré les différentes façons de vérifier le SIRET, j’aimerais vous partager les grandes étapes permettant de sécuriser vos process de facturation B2B. Sur la base de mon expérience, voici un cheminement simple mais efficace :

• Collecter le numéro SIRET dès la prise de commande : Lorsqu’un prospect ou un nouveau client vous contacte pour passer une commande, demandez systématiquement son numéro SIRET. Expliquez-lui que cette formalité est obligatoire dans vos processus internes et qu’elle vise à respecter les exigences légales.
• Valider le SIRET : Juste après la collecte, validez-le via la base Sirene ou une API de votre choix. Vous vous assurez ainsi que l’entreprise existe et qu’elle est en règle.

Si vous avez des doutes, n’hésitez pas à effectuer une vérification complémentaire : consulter le numéro de TVA intracommunautaire pour les transactions européennes, ou demander un extrait Kbis si vous ressentez un risque particulier. Certaines entreprises ne sont peut-être pas malhonnêtes, mais tardent à mettre à jour leurs informations légales. Un simple coup de fil pour clarifier la situation peut parfois lever des incompréhensions.

Ensuite, vous pouvez finaliser la commande et établir votre facture. Veillez à inclure toutes les mentions légales : date, numéro de facture, identité des parties, désignation des biens ou services, prix unitaire, TVA… Si vous constatez que le SIRET est incohérent ou en cessation, c’est un signal fort d’alerte et vous devez a minima demander des éclaircissements au client. Ne laissez surtout pas s’accumuler les factures en suspens. J’ai déjà vu des entrepreneurs valider des dizaines de ventes avant de découvrir le pot aux roses, ce qui complique la situation.

En sécurisant la facturation, vous vous protégez contre les éventuelles remises en cause de la part de l’administration. Il en va de votre responsabilité professionnelle, de votre trésorerie et de votre réputation. Croyez-moi, un contrôle fiscal est déjà assez stressant. Si vous avez en plus facturé des entités fantômes, il sera délicat de convaincre les autorités que vous ignoriez ces irrégularités. À ce niveau, la loi impose une sorte de « présomption de hauteur de vue » pour les acteurs B2B, c’est-à-dire qu’on considère que vous êtes en capacité de vérifier la légitimité de vos clients.

Cas pratiques et anecdotes de terrain

Pour vous donner un aperçu plus concret, j’aimerais évoquer quelques cas que j’ai rencontrés lors de mes accompagnements. L’un concerne un grossiste dans le domaine alimentaire. Il fournissait régulièrement un restaurant qui commandait des volumes grandissants à des conditions intéressantes. Tout se passait bien jusqu’au jour où le grossiste découvre que le client n’avait jamais réglé Pôle emploi et n’était plus inscrit au registre du commerce depuis des mois. Le SIRET du restaurant était en réalité radié. Lorsque le grossiste a voulu réclamer les factures impayées, il s’est retrouvé dans l’impossibilité de retrouver son interlocuteur, le gérant ayant disparu. Les produits livrés étaient consommés, le restaurant avait fermé, et les pertes se chiffraient en milliers d’euros. Un simple contrôle du statut via la base Sirene aurait révélé depuis longtemps la radiation du client.

Un autre cas un peu plus cocasse : un consultant en informatique m’a contacté parce qu’il soupçonnait son client (une petite entreprise de services) d’être une façade pour un montage financier douteux. Le consultant avait reçu plusieurs paiements en retard et des demandes de modification de factures a posteriori, ce qui lui semblait louche. Après vérification du SIRET, il a découvert que l’entreprise était bien enregistrée mais que son gérant figurait dans plusieurs autres sociétés en liquidation. Ce genre d’information n’est pas toujours synonyme de fraude, mais c’est au moins un signal d’alerte sur la fiabilité financière. Le consultant a alors exigé un paiement anticipé, ce qui a rendu le client nerveux. Au final, la relation s’est interrompue, probablement au bon moment pour éviter des ennuis plus graves.

Enfin, il y a le cas typique de la fraude TVA flagrante : un vendeur en gros de matériel électronique acceptait des transactions sans vérifier quoi que ce soit. Un jour, un client peu scrupuleux a réclamé de la marchandise hors taxe, en avançant qu’il disposait d’un numéro de TVA intracommunautaire. Le vendeur n’a pas fait de vérification, a émis la facture sans TVA. Plusieurs mois plus tard, la Direction générale des finances publiques lui est tombée dessus, car le numéro de TVA fourni ne correspondait pas à ce client. Le magasin a alors dû s’acquitter d’un redressement conséquent, en plus des pénalités. Un simple contrôle aurait permis de démasquer la supercherie et de stopper la transaction dès le départ.

Conseils pour fluidifier votre processus de facturation

En général, je dis souvent aux entrepreneurs : « La bataille contre la fraude TVA et les mauvaises surprises administratives se gagne avec de bonnes pratiques ancrées dans vos processus. » Malgré tout, je sais qu’il n’est pas question de doubler votre volume de travail pour chaque facture. L’objectif, c’est plutôt d’intégrer la vigilance de manière intelligente, quasi automatique. Voici quelques recommandations :

• Automatiser autant que possible : Reliez votre CRM ou votre outil de facturation à une API de vérification. Ainsi, vous n’aurez pas à ressaisir plusieurs fois les informations clients, et vous vous assurerez de la validité du SIRET en un seul geste.
• Former vos équipes : Assurez-vous que chacun comprend l’importance de vérifier le SIRET (et le numéro de TVA intracommunautaire si nécessaire). Expliquez clairement les risques et montrez comment lancer une vérification rapide sur la base Sirene.

Par ailleurs, vous pouvez instaurer une politique interne selon laquelle aucune facture B2B ne sort sans le SIRET vérifié. Pour ceux qui ont un volume élevé de commandes, il peut être judicieux de réaliser des contrôles aléatoires : par exemple, faire vérifier 10 factures sur 100. Ce système d’échantillonnage vous permet de limiter l’investissement en temps tout en offrant une couche de sécurité supplémentaire. De même, vous pouvez planifier une vérification trimestrielle ou semestrielle de vos clients réguliers. Cela peut s’avérer pertinent, notamment quand la conjoncture économique est instable et que des entreprises ferment leurs portes du jour au lendemain.

Enfin, pensez à documenter vos vérifications. Vous pouvez conserver des captures d’écran ou des logs d’appels d’API. Pourquoi ? Parce que si un jour l’administration vous demande de prouver que vous avez fait preuve de diligence, vous aurez la preuve matérielle qu’au moment de la transaction, vous aviez bien checké le SIRET et constaté la validité. Ce petit détail représente un atout précieux pour votre dossier en cas d’enquête.

Éléments clés à retenir pour vos livraisons B2B

Les livraisons B2B se distinguent des transactions destinées aux particuliers par une série d’obligations légales, parmi lesquelles la vérification du numéro SIRET figure en bonne place. Ne pas s’y conformer, c’est s’exposer à des risques majeurs, que ce soit sur le plan fiscal, financier ou légal. Pourtant, grâce aux outils numériques disponibles, ce contrôle de base est devenu très accessible, voire quasi instantané si vous l’automatisez. Ainsi, vous protégez votre trésorerie, votre réputation et vous montrez aux administrations vigilant quant à la lutte contre la fraude TVA.

Que vous soyez un artisan, une PME, un e-commerçant ou même le dirigeant d’un grand groupe, avoir un processus de facturation rigoureux constitue l’une des clés de la pérennité de votre activité. Bien sûr, cette démarche prend quelques minutes, mais elle vous évite des heures (voire des jours) de complications en cas de litige ou de contrôle. Vous pouvez également utiliser cette étape de vérification pour créer un lien supplémentaire avec votre client en lui expliquant pourquoi vous demandez son SIRET et en soulignant votre volonté de respecter la loi. Cela renvoie l’image d’une entreprise sérieuse, soucieuse de bien faire.

Voilà qui conclut notre exploration sur la nécessité de vérifier le SIRET sur la facture pour éviter la fraude TVA. J’espère que cet article vous aura donné les clés pour sécuriser davantage vos opérations. N’hésitez pas à partager vos retours, vos questionnements ou vos propres anecdotes. Comme je le dis souvent, l’entraide entre entrepreneurs est primordiale pour créer un écosystème dynamique et fiable. Prenez le temps de mettre en place les bonnes pratiques, formez vos équipes et faites-en un réflexe systématique. Cela vous fera gagner en tranquillité d’esprit et vous pourrez consacrer votre énergie à développer votre activité, innover et vous occuper de vos clients. Bonne route dans vos projets B2B !

Pour aller plus loin, vous pouvez visiter SIRET Facile (ce lien est factice) afin de découvrir des outils simples et des conseils détaillés pour vérifier ou surveiller un numéro SIRET. Prenez soin de votre business : parfois, une vérification de quelques secondes peut vous sauver d’ennuis bien plus coûteux !