Méthode
Un tampon d'entreprise reprend en quelques lignes l'identité de la société ou de l'entrepreneur : nom, forme, adresse, numéro d'identification. Cette méthode aide à rassembler ces éléments depuis les documents officiels, à les faire tenir sur l'empreinte et à les relire avant de commander.
À préparer
Relevez les informations sur un extrait Kbis, qui prouve l'immatriculation d'une entreprise commerciale au RCS, ou sur un justificatif d'immatriculation au RNE. Service Public indique que l'extrait K ou Kbis peut être obtenu en ligne et gratuitement. Recopier depuis une ancienne facture ou un ancien tampon reproduit les erreurs.
Pour une société, reprenez la dénomination sociale telle qu'elle figure au registre. Pour une entreprise individuelle, micro-entreprise comprise, la dénomination est le nom de famille et le prénom de l'entrepreneur, précédés ou suivis de la mention « entrepreneur individuel » ou « EI ». Un nom commercial peut s'y ajouter, sans remplacer la dénomination.
Attention. Selon Service Public, la dénomination d'une entreprise individuelle doit figurer sur tous les documents professionnels : facture, commande, publicité, correspondance.
La fiche officielle sur les documents commerciaux d'une société demande, pour identifier le vendeur sur une facture, la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et le montant du capital social. Si le tampon sert à compléter des factures ou des courriers, prévoyez une ligne pour ces 2 informations.
Reprenez l'adresse du siège social telle qu'enregistrée. Si l'adresse de facturation est différente du siège, la fiche officielle demande qu'elle apparaisse aussi sur la facture : dans ce cas, un tampon dédié ou une mention imprimée sur le modèle de facture évite de surcharger l'empreinte.
Le SIREN, à 9 chiffres, identifie l'entreprise ; le SIRET, à 14 chiffres, identifie un établissement et se compose du SIREN suivi d'un numéro de 5 chiffres. La fiche officielle cite le numéro SIREN parmi les mentions de la facture et des documents publicitaires. Une entreprise qui a plusieurs établissements a autant de SIRET : un tampon portant un SIRET ne vaut que pour l'établissement concerné.
Attention. Passez le numéro dans le vérificateur de SIRET du site pour repérer une faute de frappe : le contrôle porte sur la clé, pas sur l'existence de l'entreprise.
Pour une société ayant une activité commerciale, la fiche officielle prévoit la mention RCS suivie du nom de la ville du greffe où elle est immatriculée. Pour une activité artisanale, libérale ou agricole, elle prévoit la mention RNE. Ces mentions sont listées pour les documents publicitaires : vérifiez sur la fiche officielle celles qui s'appliquent à chaque document que le tampon complétera.
Attention. Une société en cours d'immatriculation établit ses factures à son nom avec la mention « Siret en cours d'attribution », selon Service Public : attendez le numéro définitif avant de faire graver un tampon.
Comptez les lignes et la longueur de la plus longue. Le Trodat Printy 4913 offre une empreinte de 57 × 21 mm, avec 6 lignes recommandées par Trodat mais 5 annoncées dans le titre de sa fiche ; le COLOP Printer 40 offre 23 × 59 mm et jusqu'à 6 lignes. Au-delà, abrégez l'adresse ou séparez les informations sur 2 tampons plutôt que de réduire la police.
Attention. Plus il y a de lignes, plus les caractères sont petits : 5 lignes bien lisibles valent mieux que 6 lignes illisibles sur une photocopie.
Comparez l'aperçu final au document officiel, en lisant les numéros par groupes de 3 chiffres. Faites relire par une seconde personne : une erreur gravée sur la plaque-texte ne se corrige pas.
Imprimez la maquette à l'échelle 1 et posez-la sur une facture type : tout doit rester lisible, et chaque information doit correspondre à l'extrait Kbis ou au justificatif RNE. Pour la liste complète des mentions de chaque document, la fiche officielle sur les documents commerciaux fait référence ; pour un cas particulier, demandez à un expert-comptable.
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Rédigé par la rédaction de Siret Numéro.