Comment envoyer un mail en copie cachée sans erreur ?

Vous êtes en train de rédiger un mail collectif, genre convocation à une réunion ou newsletter client, et là, blocage. Vous voulez que tous les destinataires reçoivent le message, mais sans que chacun voie l’adresse mail des autres. La solution existe depuis toujours dans votre messagerie, elle s’appelle le Cci, et pourtant la moitié des dirigeants que je croise ne savent pas s’en servir correctement.

Comment envoyer un mail en copie cachée ? Vous cliquez sur “Cci” dans la fenêtre de rédaction, vous ajoutez les adresses concernées, et le tour est joué. Aucun destinataire ne verra la liste des autres. C’est simple, c’est gratuit, et ça évite pas mal de casse en matière de confidentialité.

Le champ Cci (Copie Carbone Invisible) existe dans toutes les messageries professionnelles, de Gmail à Outlook en passant par Yahoo Mail. C’est une fonction native, pas un module externe à installer.

Dans cet article, je vous explique comment mettre en copie cachée sur les principaux clients mails, pourquoi cette fonction est un argument de poids pour protéger les données de vos contacts, et dans quels cas l’utiliser sans y laisser des plumes côté relation client.

Qu’est-ce que le Cci (ou BCC) dans un mail ?

Le Cci, c’est l’abréviation de “Copie Carbone Invisible”. En anglais, on parle de BCC, pour “Blind Carbon Copy”. C’est le même principe, juste traduit.

Qu’est-ce que BCC dans un mail exactement ? C’est un champ destinataire au même titre que “À” ou “Cc”, sauf qu’il rend invisible l’identité de la personne qui le reçoit. Personne d’autre dans la conversation ne pourra voir son adresse.

À l’inverse, le champ “Cc” classique (copie carbone simple) affiche l’adresse de tout le monde à tous les destinataires. Voilà toute la différence, et elle est de taille quand on gère des dizaines de contacts sensibles !

• À : le ou les destinataires principaux, visibles par tous
• Cc : copie visible, tout le monde voit qui est en copie
• Cci : copie cachée, personne ne voit qui est en copie

Comment envoyer un mail en copie cachée sur Gmail ?

Gmail, la messagerie de Google utilisée par des millions de professionnels en France, planque un peu le bouton Cci. Voici où le trouver.

Étapes sur Gmail

Cliquez sur “Nouveau message”, puis repérez le mot “Cci” tout à droite de la ligne “À”, en haut de la fenêtre de rédaction. Cliquez dessus, un nouveau champ apparaît. Ajoutez-y les adresses des personnes que vous voulez mettre en copie cachée, et rédigez votre mail normalement.

C’est exactement la même manipulation sur l’application mobile Gmail : ouvrez le menu déroulant en haut du nouveau message, l’option Cci y figure directement.

Comment mettre quelqu’un en copie cachée sur Outlook ?

La question du mail copie cachée Outlook revient tout le temps dans les entreprises qui utilisent la suite Microsoft 365. Et là, le bouton Cci n’apparaît même pas par défaut !

Dans un nouveau message Outlook, allez dans l’onglet “Options”, puis cliquez sur “Cci” dans le ruban. Le champ s’active alors juste sous “Cc”. Ensuite, saisissez les adresses concernées et envoyez votre mail comme d’habitude.

Sur Outlook, une fois le champ Cci activé, il reste visible pour tous vos prochains messages. Pas besoin de répéter la manipulation à chaque mail !

Sur Outlook Web (version en ligne)

Même logique, mais plus rapide à trouver. Cliquez sur “Nouveau message”, puis sur “Cci” affiché directement à droite du champ “À”. Aucun réglage préalable n’est requis, contrairement à la version bureau.

Comment envoyer un message en CCI sur les autres messageries ?

La question ne se limite pas à Gmail et Outlook. Vos contacts utilisent peut-être Yahoo Mail, Orange, ou une messagerie professionnelle type OVHcloud. Bonne nouvelle : le principe reste identique partout.

Yahoo Mail et Orange

Sur Yahoo Mail, le champ Cci apparaît directement sous “À” et “Cc” dans la fenêtre de nouveau message. Sur la messagerie Orange, il faut parfois cliquer sur “Cc/Cci” pour faire apparaître les deux champs distincts.

Applications mobiles

Sur smartphone, qu’il s’agisse d’un iPhone avec l’application Mail native ou d’un Android avec Gmail, le champ Cci se trouve toujours dans le menu déroulant qui s’ouvre en tapant sur la flèche à côté de “À”.

Pourquoi mettre les destinataires en Cci ?

Pourquoi mettre les destinataires en Cci plutôt qu’en copie visible ? La réponse tient en un mot : confidentialité. Et sur ce point, je suis catégorique.

Envoyer un mail groupé à des dizaines de clients sans passer par le Cci est une faute professionnelle, point final. Vous exposez publiquement les adresses mails de vos contacts, souvent sans leur accord, et ça peut carrément constituer un manquement au RGPD si les destinataires n’ont pas de lien entre eux.

Diffuser une liste d’adresses mails de clients sans consentement, via un champ “Cc” au lieu du “Cci”, peut être considéré comme une divulgation de données personnelles au sens du RGPD, encadré par la CNIL.

Reprenons les bases : la copie cachée sert aussi à limiter le “reply-all” catastrophique, celui où quelqu’un répond à tout le monde par erreur en incluant des dizaines de personnes qui n’ont rien demandé. Ça vous est sûrement déjà arrivé, non ? Une réponse malheureuse, et toute votre liste de diffusion en prend plein la boîte mail.

Les cas d’usage typiques

• Newsletter ou communication à une liste de clients
• Convocation à un événement rassemblant des personnes qui ne se connaissent pas
• Envoi d’un CV en gardant une copie discrète pour un tiers (recruteur, collègue)
• Diffusion d’une information sensible à plusieurs partenaires externes

Comment mettre secrètement en copie une personne dans un mail existant ?

Il y a fort à parier que vous vous demandiez aussi comment ajouter discrètement quelqu’un à une conversation déjà lancée. C’est faisable, mais avec une nuance importante à connaître.

Pour mettre secrètement en copie une personne dans un mail que vous transférez ou auquel vous répondez, ajoutez simplement son adresse dans le champ Cci avant l’envoi. Elle recevra tout l’historique de la conversation, sans que les autres participants en soient informés.

Attention cependant : si la personne mise en Cci répond ensuite en cliquant sur “Répondre à tous”, son adresse deviendra visible pour tout le monde ! La discrétion a ses limites, et il faut prévenir la personne concernée de rester en retrait si l’objectif est de garder l’opération totalement invisible.

Voilà, vous avez toutes les cartes en main. Retenez surtout ceci : activez le Cci pour tout envoi groupé à des contacts qui ne se connaissent pas entre eux, méfiez-vous du “répondre à tous” qui peut tout dévoiler, et gardez en tête que la copie cachée mail reste votre meilleure protection contre les fuites d’adresses. Un simple clic, et votre communication reste propre et conforme.

Questions fréquentes

Comment utiliser la copie cachée pour envoyer un mail ?

Cliquez sur le bouton « Cci » dans la fenêtre de rédaction, ajoutez les adresses concernées, puis rédigez votre mail normalement. Aucun destinataire ne verra la liste des autres.

Quelle est la différence entre BCC et les autres champs destinataires ?

Le BCC (Cci) masque l’adresse du destinataire à tous les autres, contrairement au champ « À » (visible par tous) et « Cc » (copie visible). C’est la seule façon de garantir la confidentialité.

Pourquoi est-il important de mettre les destinataires en copie cachée ?

Cela protège la confidentialité de vos contacts et garantit la conformité au RGPD. Diffuser des adresses mails sans Cci constitue une faute professionnelle et peut être considéré comme une divulgation de données personnelles.

Comment activer le champ Cci sur Outlook ?

Sur Outlook bureau, allez dans l’onglet « Options » et cliquez sur « Cci ». Sur Outlook Web, le lien « Cci » apparaît directement à droite du champ « À ».